Dasar-Dasar Perencanaan

A. PERENCANAAN, MANAJEMEN DAN ADMINISTRASI

Ø PERENCANAAN

Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.

Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :

“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”

Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :

1.      Penentuan tujuan yang akan dicapai.

2.      Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.

3.      Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative yang dipilih.

Selain aspek tersebut, perencanaan juga mempunyai manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:

1.      Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan   dengan efektif dan efisien.

2.      Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.

3.      Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan ancaman.

4.      Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.

Perencanaan memiliki banyak macam yaitu :

1. Perencanaan dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana

·         Rencana Jangka Panjang (long term planning) adalah perencanaan yang berlaku antara 10-25 tahun.

·        ) Rencana Jangka Menengah (medium range planning adalah perencanaan yang berlaku antara 5-7 tahun.

·         Rencana Jangka Pendek (short range planning) adalah perencanaan umumnya berlaku hanya untuk 1 tahun.

2. Perencanaan dilihat dari tingkatannya

·         Rencana Induk (masterplan), adalah perencanaan yang menitik beratkan uraian kebijakan organisasi. Rencana ini mempunyai tujuan jangka panjang dan mempunyai ruang lingkup yang luas.

·         Rencana Operasional (operational planning) adalah perencanaan yang lebih menitik beratkan pada pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program.

·         Rencana Harian (day to day planning) adalah perencanaan harian yang bersifat rutin.

3. Perencanaan ditinjau dari ruang lingkupnya

·         Rencana Strategis (strategic planning) adalah perencanaan yang berisikan uraian tentang kebijakan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Model perencanaan ini sulit untuk dirubah.

·         Rencana Taktis (tatical planning) adalah rencana yang berisi uraian yang bersifat jangka pendek, mudah menyesuaikan kegiatan-kegiatannya, asalkan tujuan tidak berubah.

·         Rencana menyeluruh (comprehensive planning) ialah rencana yang mengandung uraian secara menyeluruh dan lengkap.

·         Rencana Terintegrasi (integrated planning) ialah rencana yang mengandung uraian yang menyeluruh bersifat terpadu. 

Ø Manajemen dan Administrasi

Administrasi pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yaitu berupa kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.

Penjelasan di atas adalah definisi administrasi dalam arti sempit yang masih banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Definisi administrasi terkadang dipersempit lagi dan disamakan dengan keuangan. Misalnya seorang pegawai kantor berucap “bereskan dulu urusan administrasimu” yang dimaksud dengan administrasi oleh si pegawai adalah keuangan.

Definisi administrasi secara luas adalah :

1. Suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok. negara atau swasta, militer atau sipil, besar atau kecil dan sebagainya.

2. Perencanaan,   pengorganisasian,   memberikan   komando, koordinasi dan mengadakan pengawasan.

3. Kegiatan suatu kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyeiesaikan tujuan bersama.

4. Bimbingan. kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu terhadap tercapainya tujuan bersama.

 UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

Tampaknya terjadi kontradeksi dalam pengertian administrasi tersebut, tetapi dari uraian-uraian itu dapat ditarik kesimpulan makna yang terkandung dalam administrasi, yaitu :

1.      Adanya usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih.

2.      Adanya organisasi atau wadah kerjasama.

3.      Adanya perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan.

4.      Adanya tujuan.

5.      Peralatan dan perlengkapan.

MACAM-MACAM ADMINISTRASI

Dari segi perkembangannya, administrasi dapat dibagi atas dua bagian besar, yaitu administasi negara dan niaga. Administrasi negara ialah keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam usaha mencapai tujuan negara. Administrasi niaga ialah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang dan/atau jasa sampai tibanya barang atau jasa tersebut di tangan konsumen.

Manajemen

Manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain. Dan dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan inti daripada administrasi, karena memang manajemen merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi. Dengan perkataan lain dikatakan bahwa administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan.

Apabila dilihat dari segi fungsional administrasi mempunyai dua tugas utama, yakni:

1. Menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai.

2. Menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi.

Sebaliknya manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan semua kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi. Ungkapan tersebut jelas menunjukan bahwa administrasi lebih luas dari pada manajemen.

HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Sebagaimana telah diuraikan di atas, administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan yang  dikehendaki   dapat  tercapai  bila  ada  orang  yang menyelenggarakannya. Dan masalah orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah pokok daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen ialah suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Keterkaitan di atas dapat dianalogikan—meski tidak seluruhnya tepat—seandainya pembaca akan membeli buah rambutan. Pertama kali yang terlihat adalah kulit luar yang berwama hijau atau merah. Jika kulitnya dikupas maka didapati daging rambutan yang berwarna putih kalau dagingnya sudah dimakan maka akan terlihat intinya yang disebut biji rambutan.

Demikian pula manajemen, maka yang pertama disoroti adalah kulit luamya yaitu “Admmistnisi” Kedua dagingnya yaitu “manajemen” selanjutnya adalah bijinya yaitu “kepemimpinan”

B. KONSEP DASAR PERENCANAAN

Perencanaan pada hakekatnya adalah proses pengambilan keputusan atas sejumlah alternatif (pilihan) mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang guna mencapai tujuan yang dikehendaki serta pemantauan dan penilaiannya atas hasil pelaksanaannya, yang dilakukan secara sistimatis dan berkesinambungan.

Perencanaan mengandung unsur-unsur sbb:

1). Sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya.

2). Adanya proses

3). Hasil yang ingin dicapai

4). Menyangkut masa depan dalam waktu tertentu.

 Tujuan Perencanaan

1.      Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.

2.      Mengetahaui siapa yang terlibat (struktur organisasinya) baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.

3.      Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.

4.      Memimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, tenaga dan waktu.

5.      Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.

6.      Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.

7.      Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

 Manfaat Perencanaan

1.      Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

2.      Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

3.      Alat memudahakan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.

4.      Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

 Proses Perencanaan

Proses perencanaan menurut Banghart & Trull melalui tahapan sebagai berikut :

1.      Pendahuluan

2.      Mengidentifikasi permasalahan pendidikan

3.      Analisis area masalah perencanaan

4.      Penyusunan konsep dan rencana

5.      Mengevaluasi rencana

6.      Menentukan rencana

7.      Penerapan rencana

8.      Rencana unpan balik

Prinsip Perencanaan Yang Baik

1.      Keadaan sekarang

2.      Keberhasilan dan factor-faktor kritis keberhasilan

3.      Kegagalan masa lampau

4.      Potensi, tantangan dan kendala yang ada.

5.      Kemampuan merubah kelemahan menjadi kekuatan dan ancaman menjadi peluang analisis.

6.      Mengikutsertakan pihak-pihak terkait.

7.      Memerhatikan komitmen dan mengkoordinasikan pihak-pihak terkait

8.      Mempertimbangakan efektifitas dan efisiensi, demokratis, transparan, realistis, legalistis dan praktis.

C. KONSEP DASAR PERENCANAAN PENDIDIKAN

Perencanaan pendidikan adalah suatu proses untuk menetapkan tujuan, menyediakan fasilitas serta lingkungan tertentu, mengidentifikasi prasyarat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, serta menetapkan cara yang efektif dan efisien dalam usaha membentuk manusia agar memiliki kompetensi sosial dan individual secara maksimal. 

Secara konsepsional bahwa perencanaan pendidikan itu sangat ditentukan oleh cara, sifat, dan proses pengambilan keputusan, sehingga nampaknya dalam hal ini terdapat banyak komponen yang ikut berproses di dalamnya. Adapun komponen-komponen yang ikut serta dalam proses pengambilan keputusan ini, antara lain:

1. Tujuan pembangunan bangsa yang akan mengambil keputusan dalam rangka kebijaksanaan nasional dalam bidang pendidikan. Target yang hendak dicapai dengan meletakkan tujuan pendidikan nasional yang akan berarti cara menyampaikannnya pun akan juga mempengaruhi di dalamnya. misalnya, waktu pelaksanaan, pertahapan, taktis, dan strategi dalam meletakkan jalur kebijakan ke mana akan dibawa pendidikan itu.

2. Masalah strategi adalah termasuk penanganan policy (kebijakan) secara operasional yang akan mewarnai proses pelaksanaan dari perencanaan pendidikan. Maka ketepatan peletakan strategi ini adalah sangat penting adanya. Hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian dalam penganan policy (kebijakan) ini adalah berkenaan dengan:

a. Sifat dan kebijakan nasional pendidikan

b. Proses sosial yang dalam tingkat sedang berkembang

c. Cara pendekatan yang dipergunakan sebagai watak sistem perencanaannya

Jadi, dalam penentuan kebijakan sampai kepada pelaksanaan perencanaan pendidikan ada beberapa hal yang harus diperhatikan, seperti: siapa yang memegang kekuasaan (penguasa), siapa yang menentukan keputusan, dan faktor-faktor apa saja ytang perlu diperhatikan dalam penmgambilan keputusan. Terutama dalam hal pemegang kekuasaan sebagai sumber lahirnya keputusan, perlu memperoleh perhatian, misalnya mengenai sistem kenegaraan yang merupakan bentuk dan sistem manajemennya, bagaimana dan siapa atau kepada siapa dibebankan tugas-tugas yang terkandung dalam kebijakan itu. Juga masalah bobot untuk jaminan dapat terlaksananya perencanaan pendidikan. Hal-hal tadi dapat diketahui melalui output atau hasil sistem dari pelaksanaan perencanaan pendidikan itu sendiri, ialah dokumen rencana pendidikan.

3. Jenis dan tingkat kemajuan negara apakah negara berkembang atau negara terbelakang atau negara industri maju. Karena dari beberapa sifat negara tersebut, terdapat banyak faktor yang harus diperhatikan.

D. Analisis Posisi Perencanaan Pendidikan

Perencanaan pendidikan pada dasarnya berpusat pada tiga komponen utama, yaitu:

1. Dengan perencanaan itu ditunjukkan tujuan (visi, misi, dan sasaran) apakah yang harus dicapai?

2. Bagaimana perencanaan itu dimulai?

3. Bagaimanakah cara mencapai tujuan (visi, misi, dan sasaran) yang harus dicapai itu?

Pertanyaan pertama, mempersoalkan tujuan yang merupakan titik usaha yang harus dicapai. Tujuan adalah arah yang mempersatukan kegiatan pembangunan, tanpa tujuan kegiatan pembangunan pendidikan akan tidak terarah dan tidak terkendalikan. Tujuan merupakan cita-cita (harapan) atau visi atau misi atau sasaran dan merupakan hal yang absolut dan tidak dapat ditawar.

Pertanyaan kedua, mempersoalkan titik berangkat pembangunan sebab pembangunan harus dimulai dari titik berangkat yang pasti dalam arti tidak dimulai dari nol sama sekali tapi dimulai dari tingkat yang telah dicapai selama ini. Titik berangkat haruslah ditentukan berdasarkan evaluasi atau kajian terhadap apa yang telah diperbuat bukan apa yang harus diperbuat.

Pertanyaan ketiga, merupakan alternatif cara atu upaya untuk mencapai tujuan dari titik berangkat yang telah ditentukan itu. Upaya ini dapat saja berbentuk pendekatan, kebijakan atau bahkan strategi yang kemungkinannya amat banyak tergantung kepada kemampuan untuk memilih mana yang paling tepat dan efetif untuk mencapai tujuan tersebut.

Pola dasar di atas pada kenyataannya tidak sederhana karena pendidikan itu sendiri amatlah kompleks. Pengembangan pola dasar ini hanyalah merupakan modal yang dapat dipergunakan oleh planners sebagai salah satu pola pikir yang meletakkan perencanaan secara tepat pada posisi dan fungsi yang diinginkan.

E. Mekanisme Perencanaan Pendidikan

Perencanaan pendidikan terdiri atas beberapa jenis, tergantung dari sisi mana dilihatnya. Dari tinjauan tataran dan cakupannya, perencanaan ada yang bersifat nasional atau makro, ada pula yang bersifat lokal dan ada pula yang bersifat kelembagaan atau institusional bahkan operasional.

Perencanaan pendidikan pada tingkat nasional mencakup seluruh usaha pendidikan untuk mencerdaskan atau membangun bangsa termasuk seluruh jenjang, jenis, dan isinya. Pembangunan sektor pendidikan di Indonesia diatur dalam perencanaan pendidikan yang bersifat nasional ini.

Perencanaan pendidikan regional adlah perencanaan pada tingkat daerah provinsi dan/atau kabupaten/kota yang mencakup seluruh jenis dan jenjang untuk daerah atau provinsi itu. Pada sistem penyelenggaraan pendidikan di Indonesia mungkin ini dikenal dengan sistem wilayah, bilamana wilayah itu secara operasional mencakup suatu daerah atau provinsi tertentu. Perencanan pendidikan lokal adalah perencanaan pendidikan yang mencakup berbagai kegiatan untuk kota atau kabupaten atau satuan wilayah yang lebih terbatas dan tertentu saja.

Perencanaan pendidikan kelembagaan adalah perncanaan pendidikan yang mencakup satu institusi atau lembaga pendidikan tertentu saja, seperti: perencanaan sekolah, atau perencanaan universitas, pusdiklat, dan sebagainya.

Ditinjau dari posisi dan sifat serta karakteristik model perencanaan, perencanaan pendidikan itu ada yang bersifat terpadu, dan ada yang bersifat komperhensif, ada yang bersifat transaksional dan ada pula yang bersifat strategik.

Ditinjau dari sisi metodologi, perencanaan pendidikan itu dapat disebutRational atau Systematic Planning, karena perencanaan ini menggunakan prinsip-prinsip dan teknik-teknik berpikir sistematis dan rasional ilmiah.

Pada kenyataannya saat ini, kebanyakan negara berkembang saat ini terdapat kesenjangan antara The Myth Planning dan The Reality of The Plan. Kesenjangan ini disebabkan terutama oleh keengganan administator dan politisi untuk terlalu terkait kepada planning yang sudah ada, karenaRational Planning ternyata terlalu ketat hingga planning kehilangan kemampuannya untuk merespon terhadap berbagi tantangan yang muncul.Transactional Planning mencoba menampung aspirasi administator dan politisi untuk mencoba menciptakan hubungan yang nyata antara PlanningTheory dan Planning Practice.

Secara konseptual Transactional Planning terdiri dari empat bagian, yaitu: Pertama, komponen environment yang juga terdiri dari remote environment,proximate environment, operating environment. Kedua, plan formulationyang mencakup process dan contents. Dan Ketiga, plan implementationyang mencakup facilitating conditions dan impeding conditions. Kemudian, Keempat, Plan Evaluation, yang mencakup monitoring, reporting, danevaluating. Keterkaitan antara keempat komponen atau bagian ini disajikan dalam gambar seperti berikut ini.

GAMBAR 1.1 (Transactional Planning)

Data dasar atau base line data untuk perencanaan pendidikan mempunyai fungsi yang amat penting, sebab tanpa data perencanaan atau planners tidak mungkin dapat mengembangkan perencanaan pendidikan yang diperlukan. Data dasar ini mencakup berbagai aspek bukan saja tentang pendidikan tetapi juga data di luar pendidikan yang mempunyai keterkaitan erat dengan pendidikan.

SUMBER :

http://www.kajianpustaka.com/2012/10/pengertian-dan-fungsi-perencanaan.html#ixzz2eZwhtKpQ
http://www.edukasiana.net/2013/03/pengertian-perencanaan-dan-macam.html

http://bayu96ekonomos.wordpress.com/anda-tertarik/artikel-ekonomi/administrasi-dan-manajemen/

http://yusrizalfirzal.wordpress.com/2010/11/11/konsep-dasar-perencanaan/