Change of Management (Silabus 7)

Silabus 7

MANAJEMEN PERUBAHAN

Oleh : Kiki Rizki Amalia Putri, Management of Education

A.  Pengertian Manajemen Perubahan Menurut Para Ahli :

-Menurut Wibowo, dalam bukunya Manajemen Perubahan,
Manajemen perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam
menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk
mempengaruhi perubahan pada orang yang akan
terkena dampak dari proses tersebut.
- Menurut Prof. Dr. J. Winardi, manajemen perubahan adalah upaya
yang ditempuh manajer untuk memanajemen perubahan secara
efektif, dimana diperlukan pemahaman tentang persoalan motivasi,
kepemimpinan, kelompok, konflik, dan komunikasi.
- Manajemen perubahan adalah upaya-upaya yang dilakukan untuk
mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena adanya
perubahan dalam organisasi. Organisasi dapat terjadi karena sebabsebab
yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi
tersebut.

- Manajemen perubahan sendiri diartikan sebagai sebuah sikap untuk menata dan mensikap berbagai perubahan yang terjadi di sekitar lingkungan kita. Dengna demikian, kita bias mengambil posisi secara tepat dalam menyikapi perubahan tersebut. Baik untuk menjadi pelopor perubahan, pegikut perubahan atau juga tidka bersikap apa-apa atas perubaham yang terjadi di sekitar kita sehingga tergilas oleh perubahan itu sendiri.

- Manajemen perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut (Potts dan LaMarsh, 2004:16).

Manajemen perubahan adalah pendekatan terstruktur untuk pergeseran / transisi individu , tim , dan organisasi dari keadaan sekarang ke keadaan masa depan yang diinginkan. Ini adalah proses organisasi bertujuan membantu karyawan untuk menerima dan merangkul perubahan dalam lingkungan bisnis mereka saat ini . Dalam manajemen proyek , manajemen perubahan mengaju pada proses manajemen proyek dimana perubahan proyek secara resmi diperkenalkan dan disetujui.

Contoh Perubahan Organisasi
1.    Misi perubahan,
2.    Perubahan strategis,
3.    Operasional perubahan (termasuk perubahan Struktural),
4.    Perubahan teknologi,
5.    Mengubah sikap dan perilaku personil,

Sebagai praktek multidisiplin yang telah berkembang sebagai hasil dari penelitian ilmiah, Manajemen Perubahan Organisasi harus dimulai dengan diagnosis sistematis situasi saat ini dalam rangka untuk menentukan baik kebutuhan untuk berubah dan kemampuan untuk berubah.Tujuan, isi, dan proses perubahan semua harus ditentukan sebagai bagian dari rencana Manajemen Perubahan.

Mengubah proses Manajemen dapat mencakup pemasaran kreatif untuk memungkinkan komunikasi antara penonton berubah, tetapi juga pemahaman sosial yang mendalam tentang gaya kepemimpinan dan dinamika kelompok. Sebagai trek terlihat pada proyek transformasi, Manajemen Perubahan Organisasi sejalan harapan kelompok , berkomunikasi, mengintegrasikan tim dan mengelola pelatihan orang. Ini membuat penggunaan metrik kinerja, seperti hasil keuangan, efisiensi operasional, komitmen kepemimpinan, efektivitas komunikasi, dan kebutuhan yang dirasakan perubahan untuk desain strategi yang tepat, untuk menghindari kegagalan mengubah atau mengatasi proyek perubahan bermasalah.
Manajemen perubahan yang berhasil adalah lebih mungkin terjadi jika berikut ini termasuk:
1.    Manfaat manajemen dan realisasi untuk menentukan stakeholder yang bertujuan terukur, membuat kasus bisnis untuk prestasi mereka (yang harus terus menerus diperbaharui), dan asumsi memantau, risiko, dependensi, biaya, laba atas investasi, dis-manfaat dan isu-isu budaya mempengaruhi kemajuan terkait bekerja.
2.    Komunikasi efektif yang menginformasikan kepada stakeholder berbagai alasan untuk perubahan (mengapa?), Manfaat dari implementasi yang sukses (apa yang di dalamnya bagi kita, dan Anda) serta rincian perubahan (ketika di mana? Siapa yang terlibat?? berapa banyak biayanya dll)?.
3.    Merencanakan pendidikan yang efektif, pelatihan dan / atau peningkatan keterampilan skema untuk organisasi.
4.    Resistensi kontra dari karyawan perusahaan dan menyelaraskan mereka ke arah strategis secara keseluruhan organisasi.
5.    Memberikan konseling pribadi (jika diperlukan) untuk mengurangi ketakutan perubahan apapun terkait.
6.    Pemantauan pelaksanaan dan fine-tuning seperti yang diperlukan.

B. Tujuan dan Manfaat
Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasien akan pelayanan yang berkualitas

C.  Mitos Manajemen Perubahan

Mitos manajemen perubahan dikemukakan Potts dan LaMarsh adalah sebagai berikut:

a.       Orang akan selalu menerima perubahan.

b.      Manajer tahu bagaimana mengelola perubahan.

c.       Perubahan pasti terjadi, tidak harus dikelola.

D.    Pentingnya Manajemen Perubahan

Perubahan merupakan suatu fenomena yang pernah terjadi dalam kehidupan organisasi, meskipun banyak yang berpendapat bahwa kecepatan dan besaran perubahan telah meningkat secara signifikan beberapa tahun belakangan ini. Oleh karena itu, kita melihat bahwa dalam waktu yang relatif pendek, kebanyakan orgaisasi dan pekerjanya telah menglamai perubahan secara subtansial tentang apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya (Burnes, 200:250).

E. Pendekatan Manajemen Perubahan

Terdapat dua pendekatan utama untuk manajemen perubahan yaitu:

1.         Planned Change (Perubahan Terencana)

Bullock dan Batten (Burnes, 200:272) mengemukakan bahwa untuk melakukan perubahan terencana perlu dilakukan empat fase tindakan yaitu sebagai berikut:

a.       Exploration phase (fase eksplorasi).

b.      Planning phase (fase perencanaan).

c.       Action phase (fase tindakan).

d.      Integration phase (fase integrasi).

2.        Emergent Approach (Pendekatan Darurat)

Emergent approach memberikan arahan dengan melakukan penekanan pada lima gambaran organisasi yang dapat mengembangkan atau menghalangi keberhasilan perubahan yaitu sebagai berikut:

1.      Organizational structure (struktur organisasi).

2.      Organizational culture (budaya organisasi).

3.      Organizational learning (organisasi pembelajaran).

4.      Manajerial behaviour (perilaku manajerial).

5.      Power and politics (kekuatan dan politik).

Dalam melakukan emergent change, Pettigrew dan Whipp (Burnes, 2000:294) mengusulkan model untuk mengelola perubahan strategis dan operasional dengan melibatkan lima faktor yang saling berkaitan yaitu sebagai berikut:

1.      Environmental assesment (penelusuran lingkungan).

2.      Leading change (memimpin perubahan).

3.      Linking strategic and operational change (menghubungkan perubahan strategis dan operasional).

4.      Human resources sebagai assets dan liabilities (sumber daya manusia sebagai kekuatan dan beban).

F. Model Manajemen Perubahan

Burnes (2000:462) mengemukakan bahwa perubahan organisasional dapat dilihat sebagai produk dari tiga proses organisasi yang bersifat interpenden antara lain:

1.      The Choice Process (Proses Pilihan)

Yang berkaitan dengan sifat, lingkup dan fokus pengambilan keputusan. The choice process terdiri dari tiga elemen yaitu sebagai berikut:

a.       Organizational context (konteks organisasional).

b.      Focus of choice (fokus pilihan).

c.       Organizational Trajectory (Lintasan organisasional).

2.      The Trajectory Process (Proses Lintasan)

Yang berhubungan dengan masa lalu organisasi dan arah masa depan dan hal tersebut terlihat seperti hasil dari visinya, maksud dan tujuan masa depan. The trajectory process terdiri dari tiga elemen berikut:

a.       Vision (visi).

b.      Strategy (strategi).

c.       Change (perubahan).

3.      The Change Processs (Proses Perubahan)

yang mencakup pendekatan pada mekanisme untuk mencapai, dan hasil perubahan Proses perubahan terdiri dari tiga elemen yang saling berhubungan yaitu sebagai berikut:

a.      Objectives and Outcomes (Tujuan dan Manfaat)

Burnes (2000:470) mempunyai empat pendekatan yaitu:

1.      The Trigger (Pemicu)

Organisasi harus hanya menginvestigasikan perubahan untuk salah satu alasan yaitu visi dan strategi perubahan menyoroti kebutuhan untuk perubahan, kinerja saat ini mengindikasi bahwa seberapa masalah atau kepentingan muncul, dan peluang yang timbul secara potensial menawarkan manfaat yang penting bagi organisasi. 

2.      The Remit (Pembatalan)

Hal ini harus dinyatakan dengan jelas alasan untuk pengukuran, tujuan, skala waktu, dan siapa yang harus dilibatkan serta dikonsultasikan. The remit harus menekankan kebutuhan untuk fokus pada aspek manusia sebanyak pertimbangan teknis dilibatkan.

3.      The assesment team (Tim Pengukuran)

Dalam hal ini, tim ini harus besifat multi disiplin, yang terdiri perwakilan dari bidang yang berpengaruh (manajer dan staf), staf spesialis (keuangan, teknis, dan personil).

4.      The Assesment (Pengukuran)

Tugas pertama asement team adalah me-review dan jika perlu mengklarifikasi atau mengamandemen pembatalan.

b.      Planning The Change (Merencanakan Perubahan)

Berikut adalah enam kegiatan yang saling berkaitan dalam melakukan proses perencanaan dan perubahan yaitu:

1.      Establishing a change management team (membentuk tim manajemen perubahan).

2.      Management structure (struktur manajemen).

3.      Activity planning (perencanaan aktivitas).

4.      Commitment planning (perencanaan komitmen).

c.       People

Terdapat tiga kegiatan yang berhubungan dengan manusia yang perlu dilakukan untuk melakukan perubahan yaitu:

1.      Menciptakan Keinginan untuk Berubah

Dengan maksud mencapai hal ini ada empat langkah yang harus dilakukan organisasi yaitu sebagai berikut:

a.       Membuat orang peduli terhadap perubahan.

b.      Memberikan umpan balik secara reguler terhadap proses kinerja invidual dan bidang kegiatan di dalam organisasi.

c.       Mempublikasikan keberhasilan perubahan.

d.      Memahami ketakutan dan kepentingan orang.

2.      Melibatkan Orang

Tipe keterlibatan orang dalam proses perubahan mempunyai dua faktor utama yaitu sebagai berikut:

a.       Menciptakan proses komunikasi reguler dan efektif.

b.      Membuat orang terlibat dalam proses perubahan dan membuat mereka bertanggung jawab untuk itu.

3.      Melanjutkan Momentum

Organisasi harus melakukan hal sebagai berikut:

a.       Memberikan dukungan pada agen perubahan.

b.      Mengembangkan kompetensi dan keterampilan baru.

c.       Memperkuat perilaku yang diinginkan.

G. Tahap-Tahap Manajemen Perubahan

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal). Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan.  Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1,  yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi.  Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2,  adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenaidiagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik. 

Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

H. Mengapa perubahan perlu dimanajemen ?
    Tuntutan perubahan terjadi pada berbagai bidang kehidupan, termasuk perubahan pendidikan tinggi. Sumber utama pemicu perubahan pada dasarnya berasal faktor internal dan eksternal suatu organisasi. Secara rinci Drucker (1985) menyebutkan beberapa sumber pembaruan suatu organisasi dapat berasal dari : the unexpected, the incongruity, innovation based on process need, changes in industry structure or market structure, demographics, changes in perception mood and meening, and new knowledge. Dari sumber utama tuntutan pembaruan organisasi menurut Drucker tersebut, maka sumber perubahan lembaga pendidikan tinggi dapat berasal dari kondisi yang tidak diharapkan, munculnya ketidakwajaran, inovasi yang berdasarkan kebutuhan proses, perubahan struktur industri atau struktur pasar, demografi, perubahan persepsi, suasana dan makna serta pengetahuan baru.
    Selain itu Menurut Hussey, faktor pendorong terjadinya perubahan adalah perubahan teknologi yang terus meningkat, persaingan semakin intensif dan menjadi lebih global, pelanggan semakin banyak tuntutan, profil demografis negara berubah, privatisasi bisnis milik masyarakat berlanjut danstakeholders minta lebih banyak nilai. Sedangkan Kreitner dan Kinicki, menyebutkan kebutuhan akan perubahan dipengaruhi oleh kekuatan eksternal yang mencakup demographics characteristics, technological advancements, market changes, social and political pressures dan kekuatan internal yang meliputi human resources problems/prospects, managerial behavior/decisions. Dari sumber terjadinya perubahan organisasi sebagaimana dikatakan oleh Drucker, tuntutan perubahan baik dari faktor  internal dan ekesternal organisasi sebagaimana dikatakan oleh Kreitner dan Kinicki, dan dorongan perubahan yang diungkapkan oleh Hussey, maka mau tidak mau, suka atau tidak suka, maka lembaga pendidikan tinggi harus mengadakan perubahan sebagaimana dorongan dan tuntutan perubahan tersebut.
    Dari penjelasan diatas dapat kita pahami mengapa perubahan itu perlu dimanajemen, yaitu sesuai pengertian manajemen itu sendiri yang dirumuskan oleh Jones adalah The Planning, organizing, leading and controlling of resources to achieve organizational goals effectively and efeciently. (Yaitu: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan penggunaan sumber daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

I. Sikap Terhadap Perubahan

Terkait adanya kondisi yang menuntut kita memahami sebuah manajemen perubahan, ada empat sikap yang bisa dipilih terhadap kondisi ini. Empat sikap yang terkait dengan perubahan tersebut di antaranya adalah :

•    Menjadi motor penggerak terhadap perubahan

Di sini, kita memiliki posisi di garda terdepan terhadap proses perubahan yang terjadi. Kita dituntut memiliki pengetahuan tentang konsep dan alasan perlunya sebuah perubahan harus dilakukan. Dengan demikian, kita bisa mempengaruhi serta meyakinkan pihak lain bahwa kondisi yang ada pada saat ini perlu diubah. Untuk berada pada posisi ini, diperlukan lebih dari sekadarkecerdasan, namun juga keberanian. Sebab, untuk menjadi pelopor perubahan biasanya akan berhadapan dengan sebuah tantangan dari pihak yang sudah nyaman dengan kondisi yang ada, sehingga enggan terhadap perubahan.

Menjadi pewarna pada satu lingkungan membutuhkanmental yang kuat yang tak akan mudah tergoyahkan. Sikap ini juga harus didasarkan pada satu keyakinan bahwa perubahan itu akan berdampak baik tidak hanya pada diri sendiri tetapi juga pada orang lain dan demi kepentingan bersama. Seorang perempuan yang baru menikah dengan laki-laki yang belum sempurna sholatnya, tentunya tidak dapat menuntut sang suami langsung berubah dan mau menjadi muslim yang sangat taat seperti impiannya. Perlahan tapi pasti, dengan gaya merengek manja sang istri minta diimami oleh suaminya.

Setelah 4 bulan mengimami istrinya, suami akan ketagihan untuk mengimamo istrinya. Hingga ia pun akhirnya mengimami sholat sunat seperti Dhuhah. Perlahan tapi pasti sang istri mengajak suaminya tidak terllau banyak menonton televise dengan menceritakan hal yang menarik. Sang suami mungkin merasa malu karena sang istrilah yang selalu memberikan pelajaran berharga untuk hidupnya, tanpa diketahui istrinya, sang suami mempunyai hobi bary, yaitu, membaca. Dari bacaannya sang suami bertutur tentang banyak hal yang mungkin belum diketahui oleh istrinya. Hal ini demi mendapatkan diskusi yang enarik diantara mereka.

Saling menyimak bacaan kitab suci pun sudah mulai mereka lakukan. Inilah kekuatan perubahan yang berlandaskan kebaikan bersama dan didasarkan dari keikhlasan hati dalam merendahkan hati kepada sesuatu yang lebih baik.

•    Mendiamkan perubahan

Posisi ini merupakan posisi yang paling banyak dipilih oleh mereka yang ingin mengambil posisi aman terhadap kondisi yang ada. Mereka tidak berada di posisi sebagai pelopor perubahan, namun juga tidak menolak atas perubahan yang terjadi. Biasanya, orang-orang seperti ini tergolong sebagai kaum oportunis. Dimana ketika perubahan itu akan membawa keuntungan bagi mereka, maka perubahan itu akan mereka dukung. Sebaliknya jika mereka melihat perubahan itu tidak membawa keuntungan serta proses perubahan tersebut cenderung gagal, mereka memilih posisi aman dengan diam pada posisi yang ada pada saat ini.

Pada posisi ini sebenarnya, manusia menjadi seperti tidak mempunyai pegangan hidup. Akan sangat menyedihkan ketika mereka seharusnya bias melakukan sesuatu yang lebih baik tetapi karena arah menuju kebaikan itu dianggap tidak memberikan kenyamanan, mereka mundur teratur.
•    Melawan perubahan

Posisi ini biasanya dilakukan oleh pihak yang sudah merasa nyaman dan memiliki keuntungan atas sebuah kondisi yang ada. Sehingga, mereka akan berusaha menolak semua usaha yang bertujuan untuk menggantikan posisi yang sudah ada sebelumnya. Biasanya, penolakan ini dilakukan karena pertimbangan materi dan kedudukan.

Hal yang berbau keduniaan memang terkadang menjadi kekang terhadap hati yang tak biasa menuju arah kebaikan dengan berjuang sekuat tenaga. Mereka lebih memilih zona nyaman hingga mati walaupun sebenarnya zona nyaman itu bukan zona yang baik sebagai arah menuju akhir yang baik juga.
•    Berubah karena perubahan

Posisi diambil oleh mereka yang melihat bahwa perubahan yang terjadi membawa sebuah perbaikan. Sehingga mereka merasa perlu untuk mengikuti perubahan yang terjadi tersebut secara rasional, dan bukan atas dasar keinginan untuk mendapatkan keuntungan. Namun lebih pada kesadaran bahwa perubahan tersebut memang perlu dilakukan serta membawa ke arah kebaikan.

Hal ini biasanya dilakukan oleh orang2 yang terdesak. Mereka harus berubah atau mereka yang akan mati. Tetapi banyak bukti bahwa perubahan yang terpaksa diawalnya ini malah menjadi jalan yang ditempuh dengan senang hati karena menemukan rasa nyaman dalam perubahan tersebut. Tidak menjadi masalah perubahan yang terpaksa dilakukan demi kebaikan.

Misalnya, seorang anak yang dikirim ke sekolah berasrama karena anak itu dianggap sangat sulit dikendalikan. Pada mulanya sangat sulit baginya untuk beradaptasi dengan lingkungan barunya. Ia bahkan mungkin akan melakukan keonaran. Tetapi lambat laun, ia malah menikmati kehidupan barunya itu dan bahkan menjadi salah satu siswa teladan yang dianggap sebagai bintang dalam perubahan. Hal ini banyak terjadi.

J. Memandang Proses Perubahan

     Jangan diremehkan proses menuju perubahan yang telah dilakukan. Semua bentuk aral-rintang dalam setiap perubahan adalah satu batu lompatan yang akan membuat perubahan itu menjadi sesuatu yang sangat disyukuri. Berubah itu tidak mudah. Rasulullah SAW sendiri mempunyai Manajemen Perubahan yang dimulai dari penyebaran agama islam kepada kalangan terdekat dengan cara damai. Lalu mulai sedikit demi sedikit menyebarkan ajaran agama islam itu ke khalayak ramai.

      Semua metode untuk membuat umatnya berubah telah menjadi inspirasi yang tak ada keringnya. Ketika perubahan itu menuntut pengorbanan yang sangat berat termasuk berpisah dengan orang-orang yang dikasihi, semua itu dianggap sebagai upaya menegakkan kebenaran dan keyakinan bahwa perubahan akan membawa kebaikan kepada semua orang.

K. Kesimpulan

Dari uraian yang sudah dijelaskan diatas dapat disimpulkan jika perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasien akan pelayanan yang berkualitas. Manajemen perubahan sendiri diartikan sebagai sebuah sikap untuk menata dan mensikapi berbagai perubahan yang terjadi di sekitar lingkungan kita. Dengan demikian, kita bisa mengambil posisi secara tepat dalam menyikapi perubahan tersebut. Baik untuk menjadi pelopor perubahan, pengikut perubahan atau juga tidak bersikap apa-apa atas perubahan yang terjadi di sekitar kita.

Sumber :

o   http://id.shvoong.com/social-sciences/education/2258338-pengertian-manajemen-perubahan-menurut-beberapa/
http://jeffy-louis.blogspot.com/2011/01/manajemen-perubahan.html

o   http://mgt-sdm.blogspot.com/2010/11/manajemen-perubahan-change-management.html

o   http://adaydeaprantika.blogspot.com/2012/03/manajemen-perubahan.html

o   http://www.anneahira.com/manajemen-perubahan.htm

Koordinasi Silabus 6

KOORDINASI

a.         Pengertian Koordinasi, Kooperasi, dan Sinergi

Organisasi menurut Gullick (1957) mengandung koordinasi, dengan definisinya, “Organisasi adalah alat saling hubungan satuan-satuan kerja yg memberikan mereka kpd orang2 yg ditempatkan dalam struktur wewenang sehingga pekerjaan dapat dikoordinasikan oleh perintah atasan kepada para bawahan, yg menjangkau dari puncak sampai ke bawah dari seluruh organisasi”.

Menurut Scott (1962) mendefinisikan organisasi formal adalah suatu system mengenai kegiatan-kegiatan yg di koordinasikan dari sekelompok orang yg bekerja sama kea rah satu tujuan bersama dibawah wewenang dan kepemimpinan.

Dari definis2 diatas, jelaslah bahwa koordinasi selalu diperlukan dalam setiap organisasi kecil dan besar, baik organisasi yang sederhana maupun yg kompleks. Dalam mencapai tujuan organisasi selalu ada saja hal2 yg saling berkaitan dan perlu dikoordinasikan. Tanpa koordinasi sulit diharapkan tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.  

Tanpa adanya koordinasi, individu-individu  dan bagian-bagian tidak akan dapat melihat peran mereka dalam suatu organisasi. Mereka akan terbawa untuk mengikuti kepentingan-kepentingan sendiri (ego) dan bahkan sampai mengorbankan sasaran-sasaran organisasi yg lebih luas.

Pengertian Koordinasi

·        Menurut KBBI, koordinasi adalah perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yg akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur.

·         Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatanperusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

·        Koordinasi menurut Chung & Meggison (1981) dapat di definisikan sebagai proses motivasi, mempin, dan mengomunikasikan bawahan untuk mencapai tujusn orgsnisasi.

·        Sutisna (1989) Koordinasi adalah proses mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain kea rah tercapainya maksud-maksud  yang telah ditetapkan.

·        Anonim (2003) Koordinasi adalah suatu system dan proses interaksi untuk mewujudkan keterpaduan, keserasian, dan kesederhanaan berbagai kegiatan inter dan dialog-dialog antarberbagai individu dengan menggunakan system informasi manajemen dan teknologi informasi.

·        Koordinasi adalah proses mengintegrasikan (memadukan), menyinkronisasikan, dan menyederhanakan pelaksaan tugas yang terpisah-pisah secara terus-menerus untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Contoh Koordinasi :

·        Pengkoordinasian pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum.

·        Pengkoordinasian upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum.

Pengertian Kooperasi

Kooperasi ialah kerja sama dua orang atau lebih. Istilah Kooperasi, gotong royong, kerja tim (team work), dan jaringan kerja (networking) adalah istilah yang makna nya sama, yaitu adanya kerja sama antara dua orang atau lebih. apabila kerja sama mereka sudah terpadu (terintegerasi) barulah terjadi koordinasinya.

Pengertian Sinergi

·        Menurut KBBI Sinergi adalah kegiatan atau operasi gabungan.

·        Sinergi adalah hasil bekerja bersama-sama lebih besar daripada bekerja sendiri-sendiri.

·        Sinergi  adalah Proses, dan perlu waktu dalam membangunnya. Sekali terbangun maka Sinergi akan menjadikan bentuk-bentuk kerjasama Kreatif dan Inovatif.

·        Menurut Deardorff dan Williams (2006) sinergi adalah sebuah proses dimana interaksi dari dua atau lebih agen atau kekuatan akan menghasilkan pengaruh gabungan yang lebih besar dibandingkan jumlah dari pengaruh mereka secara individual.

Contoh Sinergi :

·        Konsep Pujasera (Pusat Jajanan Serba Ada), dimana terdapat banyak penjual makanan dan minuman berkumpul bersama, sehingga pelanggan akan mempunyai alternative pilihan makanan dan minuman yang variatif. Hal ini otomatis meningkatkan omset masing2 penjual dibandingkan jika mereka berdiri terpisah pada waktu yang berbeda pula.

b.              Jenis-jenis Koordinasi

Jenis-jenis Koordinasi dapat dibedakan menjadi :

1)      Koordinasi Hierarki (Vertikal)

Yaitu Koordinasi yang dilakukan oleh pejabat pimpinan dalam instansi terhadap pejabat atau instansi di bawahannya atau sebaliknya.

Contoh :

v persetujuan mengenai pengeluaran modal pada tingkat wakil direktur yang dikoordinasikan dengan penyerahan dan penerimaan perlengkapan modal pada tingkat pelaksanaan.

v Koordinasi kepala sekolah dengan kepala dinas pendidikan atau sebaliknya.

2)   Koordinasi Fungsional

Koordinasi yang dilakukan pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan asas fungsionalisasi (hal yang menjadikan berfungsi). Koordinasi ini dibedakan atas Koordinasi Fungsional Horizontal, Diagonal, dan Teritorial.

ü Koordinasi Fungsional Horizontal

Dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang setingkat.
Contohnya :

v koordinasi yang dilakukan oleh kepala biro perencanaan departemen terhadap para kepala direktorat bina program pada tiap-tiap direktorat jendral atau suatu departemen.

v Koordinasi yang dilakukan oleh kepala sekolah SMAN 1 dan kepala sekolah SMAN 2

ü Koordinasi Fungsional Diagonal

Dilakukan oleh seorang pejabat atau instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang lebih rendah tingkatannya. Jadi, dimana yang mengkoordinasikan mempunyai kedudukan yang lebih tinggi dibandingkan yang dikoordinasikannya atau sebaliknya.

Contoh :

v Koordinasi yang dilakukan oleh kepala biro kepegawaian pada secretariat jenderal departemen terhadap para kepala bagian kepegawaian secretariat direktorat jenderal suatu departemen.

v Koordinasi kepala sekolah SMAN 1 dengan kepala sekolah SDN 1 atau dengan staffnya.

ü Koordinasi Fungsional Teritorial

Dilakukan oleh seorang pejabat atau instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang berada dalam suatu wilayah tertentu dimana semua urusan yang ada dalam wilayah tersebut menjadi tanggung jawabnya. Di ibaratkan koordinasi yang dilakukan oelh kepala sekolah dengan pejabat atau kepala sekolah lain yang berada dalam wilayah tertentu dimana semua urusan yang ada dalam wilayah tersebut menjadi kewenangan dan tanggung jawab kepala sekolah yang bersangkutan selaku penguasa atau penanggung jawab tunggal.

Contohnya :

v Kepala SMP Percobaan dengan Kepala-kepala SMP target di Kabupaten X.

ü Koordinasi Institusional

Yaitu koordinasi yang dilakukan kepala sekolah dengan beberapa instuisi atau pejabat yang menangani satu urusan tertentu yangn bersangkutan.

Contohnya :

v Untuk urusan kepegawaian, kepsek melakukan koordinasi dengan Kepala Badan Kepegawaian Daerah dan Kepala Badan Diklat Daerah.

c.           Tujuan dan Manfaat Koordinasi

Tujuan dan manfaat koordinasi sebagai berikut :

1.      Untuk mewujudkan KISS (Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, Simplifikasi) agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.

2.    Untuk memecahkan konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait.

3.     Agar manajemen pendidikan mampu mengintegrasikan dan mensinkronkan pelaksanaan tugas-tugasnya dengan stakeholders (pemegang taruhan) pendidikan yang saling bergantungan, semakin besar ketergantungan unit-unit semakin besar pula kebutuhan akan pengoordinasisan.

4.    Agar manajemen pendidikan mampu mengoordinasikan pembangunan sector pendidikan dengan pengembangan sector-sektor lainnya.

5.     Agar manajemen pendidikan mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dinas pendidikan dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk mencapai tujuan bersama dengan sumber daya yang terbatas secara efektif dan efisien.

6.     Adanya pembagian kerja di mana semakin besaar pembagian kerja semakin diperlukan pengoordinasian/penyerasian sehingga tidka terjadi duplikasi atau tumpang-tindih pekerjaan yang menyebabkan pemborosan.

7.     Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis di antara kegiatan-kegiatan, baik fisik maupun nonfisik dengan stakeholders.

8.     Untuk mempelancar pelaksaan tugas dalam rangka mencapai tujuan pendidikan dengan sumber daya pendidikan yang terbatas.

9.     Mencegah terjadinya konflik internal dan eksternal sekolah yang kontra produktif.

10.                        Mencegah terjadinya kekosongan ruang dan waktu.

11.    Mencegah terjadinya persaingan yang tidak sehat.

d.         Prinsip Koordinasi

ü Menurut Drs. Dann Sughanda MPA dalam bukunya Koordinasi, Alat Pemersatu Gerak Administrasi (1991), prinsip-prinsip koordinasi adalah :

1.      Adanya kesepakatan dan kesatuan pengertian mengenai sasaran yang harus dicapai sebagai arah kegiatan bersama.

2.    Adanya kesepakatan mengenai kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan oleh masing-masing pihak, termasuk targegt dan jadwalnya.

3.     Adanya ketaatan atau loyalitas dari setiap pihak terhadap bagian tugas masing-masing serta jadwal yang telah ditetapkan.

4.    Adanya saling tukar informasi dari semua pihak yang bekerja sama mengenai kegiatan dan hasilnya pada suatu saat tertentu, termasuk masalah-masalah yang dihadapi masing-masing.

5.     Adanya coordinator yang dapat memimpin dan menggerakkan serta memonitor kerja sama tsb, serta memimpin pemecahan masalah bersama.

6.     Adanya informasi dari berbagai pihak yang mengalir kepada coordinator dapat memonitor seluruh pelaksanaan kerja sama dan mengerti masalah-masalah yng sedang dihadapi oleh semua pihak.

7.     Adanya saling menghormati terhadap wewenang fungsional masing-masing pihak sehingga tercipta semangat untuk saling membantu.

ü Prinsip-prinsip koordinasi disingkat KOORDINASI

1.      Kesamaan : sama dalam visi, misi dn langkah-lngkah untuk mencapai tujuan bersama (sense of purpose).

2.    Orientasikan : titik pusatnya pada sekolah (sebagai coordinator) yang simpul-simpulnya stakeholders sekolah.

3.     Organisasikan : atur orang-orang yang berkoordinasi untuk membina sekolah, yaitu harus berada dalam satu paying (terorganisi) sehingga sikap egosektoral (individual) dapat dihindari.

4.    Rumuskan : nyatakan secara jelas wewenang, tanggung jawab, dan tugas masing-masing agar tidak tumpang-tindih.

5.     Diskusikan : cari cara yang efektif, efisien, dan komunikatif dalam berkoordinasi.

6.     Informasikan : semua hasil diskusi dan keputusan mengalir cepat semua pihak yang ada dalam system jaringan koordinasi (coordination network system).

7.     Negosiasikan : dalam perundingan mencari kesepakatan harus saling menghormati (team spirit) dan usahakan meang-menang, jangan smpai pihak sekolah sebagai coordinator justru dirugikan.

8.     Atur jadwal : rencana koordinasi harus dipatuhi dengan sebaik-baiknya oleh semua pihak.

9.     Solusikan : satu masalah dalam simpul jaringan harus dirasakan dipecahkan semua stakeholders dengan sebaik-baiknya.

10.Insafkan : setiap stakeholders  harus memiliki laporan tertulis yang lengkap dan siap menginformasikannya sesuai kebutuhan koordinasi

e.         Karakteristik Koordinasi yang Efektif

ü Karakteristik koordinasi yang efektif antara lain :

1.       Tujuan berkoordinasi tercapai dengan memuaskan semua pihk terkait.

2.     Coordinator sangat proaktif dan stakeholders kooperatif.

3.      Tidak ada yang mementingkan diri sendiri atau kelompoknya (egosektoral).

4.     Tidak terjadi tumpang-tindih tugas.

5.      Komitemen semua pihak tinggi.

6.      Informasi keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang ada dalam system jaringan koordinasi.

7.      Tidak merugikan pihak-pihak yang berkoordnasi.

8.      Pelaksanaan tepat waktu.

9.      Semua masalah terpecahkan.

10.  Tersedianya laporan tertulis yang lengkap dan rinci oleh masing-masing stakeholders.

ü Handayaningrat (1992) mengemukakan karakteristik koordinasi sebagai berikut :

1.  Tanggung Jawab koordinasi terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi menjadi wewenang dan tanggung jawab pimpinan, sehingga dapat dikatakan bahwa pimpinan bisa berhasil jika melakukan koordinasi.

2.  Koordinasi adalah kerja sama. Hal ini disebabkan kerja sama merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi.

3.   Koordinasi merupakan proses yang terus menerus (continue process). Dan berkesinambungan dalam rangka mewujudkan tujuan lembaga

4.  Pengaturan usaha kelompok secara teratur. Hal ini disebabkan koordinasi adalah konsep yang diterapkan di dalam kelompok, bukan usaha individu melainkan sejumlah individu yang berkerjasama di dalam kelompok untuk mencapai tujuan bersama.

5.  Kesatuan tindakan merupakan inti koordinasi.  Pimpinan merupakan pengatur usaha-usaha dan tindakan-tindakan setiap individu sehingga diperoleh keserasian dalam mencapai hasil bersama.

6.    Tujuan Koordinasi adalah tujuan bersama (common purpose) Kesatuan usaha yang meminta kesadaran semua pihak untuk berpartisipasi secara aktif melaksanakan tujuan bersama sebagai kelompok tempat mereka bekerja.

Sumber :

Usman, Husaini (2013). Manajemen, Jakarta: Bumi Akrasa

http://id.scribd.com/doc/50922596/1-Pengertian-Koordinasi

http://iptaana.wordpress.com/2012/09/28/definisi-koperasi/

http://makhrisyafrisal.wordpress.com/2010/04/21/10-definisi-pengertian-koperasi/

http://www.bppk.depkeu.go.id/webpegawai/attachments/617_Sinergi%20dan%20Organisasi%20Kuantum.pdf

http://ruslanramadhan.wordpress.com/2012/03/21/koordinasi/

http://syamsuddincoy.blogspot.com/2012/02/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html