Struktur Organisasi Silabus 5

Struktur Organisasi

Pengertian Struktur dan Organisasi menurut ahli :

·         Menurut KBBI Struktur adalah cara sesuatu yang disususn atau dibangun dengan pola tertentu. Organisasi adalah kelompok kerja sama suatuindividu dengan individu lainnya untuk mencapai tujuan.

·         Organisasi menurut Stoner adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

·         Organisasi menurut James D. Mooney  adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai  tujuan bersama.

·         Organisasi menurut Chester I. Bernard, organisasi merupakan suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Pengertian Struktur Organisasi menurut ahli :

·          Menurut Handoko, 2003:169 Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tangggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

·          Menurut (Hasibuan, 2011:128) Struktur organisasi adalah suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi kedudukan dan jenis wewenang penjabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan system pimpinan organisasi.

·          Berdasarkan kedua pendapat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa struktur organisasi adalah penggambaran bagian-bagian, posisi-posisi, tugas serta tanggung jawab dari perorangan dalam suatu organisasi yang berbentuk bagan atau kerangka. 

A.Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

Dalam perancangan suatu struktur oraganisasi, memiliki faktor-faktor utama yang menentukannya. Adapun faktor-faktor tersebut  yaitu :

a)      Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Chandler telah menjelaskan

hubungan strategi dan struktur organisasi dalam studinya pada perusahaan-perusahaan industri di Amerika. Dia pada dasarnya menyimpulkan bahwa “struktur mengikuti strategi”. Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dalam saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.

      b)      Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk  

             memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

             Contoh, perusahaan mobil yang  mempergunakan teknologi industri masal  

             akan memerlukan tingkat standardisasi (penyesuaian) dan spesialisasi yang lebih

             tinggi dibanding perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan

             mode.

c)        Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan diantara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Disamping itu, orang-orang diluar organisasi, seperti pelanggan, supplier dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.

d)        Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. semakin besar ukuran organisasi, struktur oraganisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat. (Handoko, 2003:169-170).

B) Fungsi Struktur Organisasi

Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai sub-unit dalam sebuah organisasi. Menurut pandangan Gibson, kita dapat melihat struktur organisasi sebagai : a)bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yang bersifat statis. b)hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang besifat dinamis.

Fungsi struktur dalam sebuah organisasi adalah memberikan informasi kepada seluruh manusia yang menjadi anggotanya untuk mengetahui kegiatan atau pekerjaan yang harus ia kerjakan, berkonsultasi atau bertanggung jawab kepada siapa, sehingga proses kerjasama menuju pencapaian tujuan organisasi dapat terwujud sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kejelasan gambaran struktur organisasi akan memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk mendistribusikan jabatan kepada seseorang yang tepat, sehingga daya guna dan hasil guna dapat terwujud.

Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.       Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan  atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.

2.      Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.

3.      Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.

4.      Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan.

C.      Bagaimana Proses Pengaorganisasian?

Pengertian Pengorganisasian menurut Menurut Handoko (2003):

1.       Penentuan Sumber Daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi

2.      Proses perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kea rah tujuan

3.       Penugasan tanggung jawab tertentu

4.      Pendelegasian (penyerahan) wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya

5.      Pengaturan kerja bersama sumber daya keuangan, fisik dan manusia dalam organisasi

6.       Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya 

Unsur-Unsur struktur organisasi terdiri dari:

1.       Spesialisasi kegiatan

2.      Koordinasi kegiatan

3.      Standarisasi kegiatan

4.      Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.      Ukuran satuan kerja

Proses pengorganisasian menurut Ernest Dale dalam Buku Manajemen dari James A.F. Stoner sebagai berikut :

1.       Memperinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Karena organisasi itu dibentuk berdasarkan suatu tujuan, maka kita harus merinci seluruh pekerjaan yang akan dilakukan agar dalam proses pencapaian tujuan bisa sesuai dengan apa yang dikerjakan dalam organisasi.

2.      Membagi pekerjaan ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang. Biasanya dalam organisasi yang telah merinci pekerjaan apa yang akan dilakukan, organisasi tersebut akan membagi pekerjaan tersebut ke dalam bidang-bidang tertentu, dengan kata lain yaitu pekerjaan dikelompokan sesuai kualifikasinya lalu di bagi ke dalam  bidang-bidang dalam organisasi. Bidang-bidang itu yang akan mengerjakan tugas tersebut.

3.      Mengkombinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam cara yang logis dan efisien. Setelah dibagi pekerjaan, maka perlu dibagi bagian-bagian atau divisi-divisi organisasi untuk melaksakan pembagian pekerjaan tersebut.

4.      Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis. Setelah berhasil membagi pekerjaan sesuai bidang organisasi, maka perlu dilakukan koordinasi antar bidang dan pengurus organisasi agar mempermudah pelaksanaan pekerjaan. Terkadang ada suatu bidang dalam organisasi yang akan membutuhkan sumber daya yang sama atau data yang sama, itulah perlunya koordinasi.

5.      Memonitor efektivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Seecara umum Proses pengorganisasian  terdiri dari 5 langkah yang terjadi secara terus-menerus (berkelanjutan) dimana dalam pelaksanaan proses tersebut perlu dilakukan penyesuaian untuk mempertahankan dan meningkatkan efektivitas organisasi. Perhatikan gambar dibawah ini!

D.      Elemen-Elemen Struktur Organisasi

Dalam struktur organisasi, terdapat 6 elemen kunci yang harus diperhatikan dalam menyusunnya. Berikut ini adalah 6 elemen yang dimaksud :

1.       Spesialisasi Pekerjaan

Tugas-tugas dalam struktur organisasi dibagi-dibagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri sesuai dengan spesialisasinya.

2.      Departementalisasi

Elemen struktur ini sebagai dasar yang digunakan untuk engelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Elemen ini dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.

3.      Rantai Komando

Elemen struktur ini merupakam garis wewenang (tanpa putus) yang membentang dari puncak organisasi ke posisi paling bawah. Elemen ini pun akan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa.

4.      Rentang Kendali

Elemen struktur ini meenunjukan jumlah bawahan dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif

5.      Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Sementara itu, desentralisasi merupakan lawan daari sentralisasi

6.      Formalitas

Elemen struktur ini menjelaskan sejauh mana pekerjaan-pekerjaan didala organisasi dibakukan

E.       Bentuk-Bentuk Organisasi

Bentuk – Bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1.     Organisasi Garis

        Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasi masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikannya :

a.    Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.

b.    Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.

c.    Proses pengambilan keputusan cepat.

d.    Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.

e.    Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :

a.    Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas, maka seluruh organisasi terancam kehancuran.

b.    Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

c.    Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2.    Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu, yang tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pemimpin didalam organisasi.

          Kebaikannya :

a.    Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil serta apapun tujuan perusahaan.

b.    Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adanya staf ahli.

c.    Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat dikembangkan menjadi suatu spesialisasi.

d.    Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.

e.    Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.

f.    Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.

g.    Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

Kelemahannya :

a.    Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.

b.    Perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.

c.    Kesatuan komando berkurang.

d.    Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

3.    Organisasi Fungsional  

Organisasi yang disusun atas dasar fungsi yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Kebaikannya :

a.    Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.

b.    Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangkan.

c.    Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.

d.    Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya :

a.    Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja.

b.    Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.

c.    Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

4.    Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya :

a.    Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.

b.    Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.

c.    Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :

a.    Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.

b.    Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.

c.    Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.

 Tujuan dan manfaat organisasi :

1.       Mengataasi terbatasnya kemampuan, kemauan, dan sumber daya yang dimikinya dalam mencapai tujuannya

2.       Mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien karena dikerjakan bersama-sama (motif pencapaian tujuan)

3.       Wadah memanfaatkan sumber daya dan teknologi bersama- sama

4.       Wadah mengembangkan potensi dan spesialisasi yang dimiliki seseorang (motif berprestasi)

5.       Wadah mendapatkan jabatan dan pembagian kerja

6.       Wadah mengelola lingkungan bersama-sama

7.       Wadah mencari keuntungan bersama-sama (motif uang)

8.       Wadah menggunakan kekuasaan dan pengawasan )motif kekuasaan)

9.       Wadah mendapatkan penghargaan (motif penghargaan)

10.   Wadah memenuhi kebutuhan manusia yang semakin banyak dan kompleks

11.   Waadah menambah pergaulan

12.   Wadah memanfaatkan waktu luang

Sumber :

http://luffybersahabat.blog.com/2011/01/19/struktur-organisasi/

http://pulolobuo.blogspot.com/2013/01/struktur-organisasi.html

Usman, Husaini (2013). Manjaemen. Jakarta: Bumi Akrasa

http://studimanajemen.blogspot.com/2012/09/proses-pengorganisasian.html

http://www.anneahira.com/struktur-organisasi.htm

http://sacrificelovely.tumblr.com/